Légalisation de sceau et de signature officiels

Vous devez présenter soit en Suisse soit à l’étranger un acte public tel qu’une décision judiciaire ou administrative, un acte notarié, un extrait du casier judiciaire, un extrait du registre du commerce, etc. Avant qu’un acte public puisse être utilisé dans un pays autre que celui qui l’a délivré, son origine doit généralement être authentifiée.

Un grand nombre de pays dans le monde ont signé un traité qui simplifie l’authentification d’actes publics destinés à être utilisés à l’étranger: la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers. Elle est aussi plus simplement appelée «Convention Apostille». Lorsqu’elle s’applique, la Convention réduit le processus d’authentification à une seule formalité: l’émission d’une Apostille par une autorité désignée par le pays dans lequel l’acte public a été délivré.

Une Apostille est donc un certificat qui authentifie l’origine d’un acte public. Un document muni d’une Apostille n’a dès lors plus besoin d’une légalisation diplomatique ou consulaire, c’est-à-dire une légalisation d’une ambassade ou d’un consulat du pays où l’acte doit être utilisé pour autant que les pays concernés soient membres signataires de la Convention Apostille.

La Suisse est membre signataire de cette Convention depuis le 11 mars 1973.

Pour connaître la procédure à suivre pour une légalisation de sceau et signatures officiels figurant sur un acte public, posez-vous d’abord les deux questions suivantes:

  • Le pays qui a établi l’acte est-il signataire de la Convention Apostille?
  • Le pays de l’autorité ou de l’institution auquel l’acte est destiné, a-t-il également ratifié cette Convention Apostille?

Cas A

Le pays qui a délivré l’acte et le pays de l’autorité ou de l’institution auquel l’acte est destiné sont tous deux signataires de la Convention Apostille:

  • Il vous suffit de demander une Apostille sur l’acte en question ce qui permettra aux pays concernés de reconnaître l’origine de l’acte public.

Les liens vers les pages internet ci-dessous vous renseignent sur les Etats qui ont signé cette Convention ainsi que les autorités compétentes auprès desquelles une Apostille peut être demandée:

Liste des Etats signataires de la Convention de La Haye

Comment obtenir une Apostille

En Suisse, les autorités habilitées à établir une Apostille sur des actes publics suisses sont l’autorité cantonale de légalisation concernée ou la Chancellerie fédérale à Berne.

Chancellerie fédérale à Berne

Les représentations suisses à l’étranger ne sont pas habilitées à délivrer une Apostille.

Cas B

Le pays ayant délivré l’acte ou le pays de l’autorité ou de l’institution auquel l’acte est destiné n’est pas signataire de la Convention Apostille:

  • Une demande de légalisation de sceaux et de signatures officiels peut être déposée à la représentation suisse compétente sur présentation des documents originaux;
  • Une demande de légalisation de sceaux et de signatures officiels peut être déposée à la représentation étrangère du pays ayant délivré l’acte et qui se trouve en Suisse (ambassade ou consulat). Dans ce cas, veuillez contacter la représentation étrangère compétente en Suisse afin de vous renseigner sur les conditions requises.

Les représentations suisses à l’étranger peuvent en principe légaliser les signatures et sceaux officiels de certaines autorités:

Pour les documents suisses destinés à être présentés à une autorité à l’étranger:

  • l’autorité cantonale de légalisation en Suisse
  • la Chancellerie fédérale à Berne

Pour les documents étrangers destinés à être présentés à une autorité en Suisse:

  • l’autorité compétente pour la légalisation de l’Etat qui a établi l’acte, pour autant que le pays appartienne à l’arrondissement consulaire de la représentation suisse concernée

Si nécessaire, la Chancellerie fédérale à Berne peut également authentifier la signature et le sceau des représentations suisses à l’étranger ainsi que des représentations étrangères en Suisse. Veuillez vous renseigner auprès de l’autorité ou de l’institution qui a exigé l’acte si vous avez besoin de cette authentification.

Chancellerie fédérale à Berne

Liste des représentations étrangères en Suisse