La Délégation permanente de la Suisse auprès de l’UNESCO et de l’OIF recrute un·e Collaborateur·rice administratif·ve
(Contrat à durée déterminée, taux d’occupation à 100%)
La Délégation permanente de la Suisse auprès de l’UNESCO et de la Francophonie représente la Suisse auprès de deux organisations multilatérales dynamiques aux mandats larges. Le contexte de travail est stimulant et requiert agilité, flexibilité et sens des priorités.
Votre mission :
Assurer l’assistanat de l’Ambassadeur (Délégué permanent), apporter un soutien administratif à une équipe de 4-5 personnes, et contribuer au bon fonctionnement quotidien de la Délégation.
Vos activités principales :
- Soutien administratif de l’Ambassadeur et de la Délégation : gestion des agendas, organisation de rendez-vous, préparation de dossiers, relation avec les contacts externes, suivi des notes verbales et courriers.
- Organisation logistique d’événements et de visites : rédaction et envoi des invitations, préparation des programmes et listes d’invités, gestion des réservations, commande des traiteurs, soutien à l’accueil des invités, création de rétro-planning et appui protocolaire.
- Soutien administratif et comptable : suivi des dépenses et paiements, préparation et transmission des documents comptables à l’Ambassade.
- Appui aux candidatures suisses et aux échanges de votes à l’UNESCO : préparation et enregistrement de la correspondance (notes verbales) sur les outils dédiés, coordination de rendez-vous de suivi et tenue à jour des tableaux.
- Contribution à des projets de diplomatie publique et à la communication de la Délégation : relations avec les partenaires, création et publication de contenus pour les réseaux sociaux.
- Gestion des boîtes emails de la Délégation : assurer le suivi à l’interne et à l’externe
- Gestion des outils informatiques et des archives de la Délégation : responsabilité du classement et de l’archivage, gestion de la base de données, gestion des stocks de matériel.
- Soutien administratif pour le recrutement de personnel.
Votre profil :
- Expérience en gestion administrative et comptable de base.
- Expérience dans l’organisation d’événements et une première pratique de la communication.
- Profil polyvalent, rigoureux, proactif, avec esprit d’équipe.
- Capacité à travailler de manière autonome et à collaborer efficacement.
- Aisance avec divers programmes informatiques et appétence pour apprendre de nouveaux outils.
- Esprit d’initiative, entregent et sens du service.
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (impératif) ; bonne compréhension de l’allemand, un atout.
- Sensibilité interculturelle et intérêt pour l’environnement multilatéral.
- Sens du protocole et des usages diplomatiques
La Délégation permanente de la Suisse auprès de l’UNESCO et de l’OIF vous offre :
- Un travail diversifié
- Un cadre de travail agréable
- Un environnement de travail international
- Une mutuelle santé et prévoyance
- Le remboursement de l’abonnement transport à 100% (passe navigo toutes zones)
Date de prise de fonction souhaitée : dès que possible
Envoyez votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation avec trois références, certificats de travail) par courriel à la Délégation permanente auprès de l’UNESCO et de l’OIF au plus tard jusqu’au 09.11.2025.
Ecrire à : paris.unesco@eda.admin.ch
