Sie müssen in der Schweiz oder im Ausland eine öffentliche Urkunde (z. B. ein Gerichtsurteil, eine Verwaltungsverfügung, eine notarielle Urkunde, einen Strafregisterauszug oder einen Auszug aus dem Handelsregister) beibringen. Verwenden Sie eine öffentliche Urkunde in einem anderen Staat als dem Land, in dem sie ausgestellt wurde, muss in der Regel die Herkunft der Urkunde beglaubigt werden.

Weltweit haben zahlreiche Länder ein Abkommen unterzeichnet, das die Beglaubigung öffentlicher Urkunden für deren Verwendung im Ausland vereinfacht: das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung. Es wird oft einfach «Apostille-Übereinkommen» genannt. In dessen Anwendungsbereich wird die Beglaubigung auf ein einziges Verfahren beschränkt: die Anbringung einer Apostille. Der Staat, aus dem die Urkunde stammt, bestimmt jeweils, welche Behörde Apostillen anbringen kann.

Eine Apostille bezeugt die Herkunft einer öffentlichen Urkunde. Sofern ein Land dem Apostille-Übereinkommen beigetreten ist, muss ein mit einer Apostille versehenes Dokument nicht mehr diplomatisch oder konsularisch beglaubigt werden. Die Beglaubigung durch eine Botschaft oder ein Konsulat im Bestimmungsland entfällt also.

Die Schweiz ist seit dem 11. März 1973 Mitgliedstaat des Apostille-Übereinkommens.

Weitere Informationen zum Übereinkommen und zur Apostille finden Sie auf der Website der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH).

Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH)

Für das Vorgehen zur Beglaubigung eines amtlichen Stempels oder einer amtlichen Unterschrift auf einer öffentlichen Urkunde sollten Sie sich die folgenden zwei Fragen stellen:

• Ist das Land, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, ein Mitgliedstaat des Apostille-Übereinkommens?
• Hat auch der Empfangsstaat, in dem die Urkunde verwendet werden soll, das Apostille-Übereinkommen ratifiziert?

Fall A

Sowohl das Land, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, als auch das Bestimmungsland sind dem Apostille-Übereinkommen beigetreten:

• Sie müssen lediglich eine Apostille auf der Urkunde anbringen lassen, damit das Bestimmungsland die Herkunft der öffentlichen Urkunde anerkennt.

Unter den folgenden Links können Sie nachschlagen, welche Staaten das Übereinkommen unterzeichnet haben und bei welchen Amtsstellen eine Apostille beantragt werden kann:

Liste der Mitgliedstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens

Beglaubigung mit Apostille

In der Schweiz sind die für Beglaubigungen zuständige kantonale Behörde und die Bundeskanzlei in Bern befugt, Apostillen auf öffentlichen Urkunden der Schweiz anzubringen.

Bundeskanzlei in Bern

Die Schweizer Vertretungen im Ausland sind nicht befugt, Apostillen anzubringen.

Fall B

Das Land, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, oder das Bestimmungsland ist nicht Mitgliedstaat des Apostille-Übereinkommens:

• Gegen Vorlage der Originaldokumente kann bei der zuständigen Schweizer Vertretung eine Beglaubigung der amtlichen Stempel und Unterschriften beantragt werden.
• Unter Umständen kann eine Beglaubigung der amtlichen Stempel und Unterschriften auch bei der ausländischen Vertretung in der Schweiz (Botschaft oder Konsulat) des Landes, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, beantragt werden. Bestätigen Sie im Voraus bei der Behörde, die die Beglaubigung verlangt hat, ob sie ein solches Verfahren annimmt und informieren Sie sich bei der betreffenden ausländischen Vertretung in der Schweiz über ihre diesbezüglichen Bestimmungen für eine Beglaubigung.
  
  

In der Regel können die Schweizer Vertretungen im Ausland die offiziellen Stempel und Unterschriften bestimmter Behörden beglaubigen:

Für Schweizer Dokumente, die bei einer Behörde im Ausland eingereicht werden sollen:

• die für Beglaubigungen zuständigen kantonalen Behörden in der Schweiz bzw. die Kantonskanzlei des Kantons, welche das Dokument ausgestellt hat;
• die Bundeskanzlei in Bern.

Les représentations suisses à l’étranger peuvent en principe légaliser les signatures et sceaux officiels de certaines autorités:

Pour les documents suisses destinés à être présentés à une autorité à l’étranger:

• l’autorité cantonale de légalisation en Suisse qui est la Chancellerie cantonale du Canton qui a émis le document;
• la Chancellerie fédérale à Berne

Für ausländische Dokumente, die bei einer Behörde in der Schweiz eingereicht werden sollen:

• die für die Beglaubigung zuständige Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, sofern sich das Land im Konsularbezirk der betreffenden Schweizer Vertretung befindet. In Malaysia handelt es sich dabei um das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten.

Unterschriften und Stempel der Schweizer Vertretungen im Ausland sowie der ausländischen Vertretungen in der Schweiz können bei Bedarf auch von der Bundeskanzlei in Bern beglaubigt werden. Informieren Sie sich bitte bei der Behörde oder Institution, für die Sie die Urkunde benötigen, ob eine Beglaubigung erforderlich ist.

Bundeskanzlei in Bern

Liste der ausländischen Vertretungen in der Schweiz

Informationen zu Gebühren und Spesen erhalten Sie auf der folgenden Seite:  Gebühren und Spesen