Sie wurden aufgefordert, sich bei einer Schweizer Vertretung eine Bestätigung – zum Beispiel Ihrer Staatsangehörigkeit und Ihres Eintrags im Auslandschweizerregister – ausstellen zu lassen.
Gemäss der Verordnung über Schweizer Personen und Institutionen im Ausland (V-ASG) sind die Schweizer Vertretungen befugt, Bestätigungen über Tatsachen auszustellen, deren Richtigkeit hinreichend festgestellt ist.
Die Schweizer Vertretungen müssen bei jedem Antrag u. a. prüfen, ob eine örtliche Behörde oder Institution für die Ausstellung des Dokuments zuständig ist und ob Schweizer Interessen tangiert werden.
Die betroffene Schweizer Vertretung behält sich vor, ergänzende Informationen einzuholen und das Ersuchen um eine Bestätigung abzulehnen, wenn das Risiko besteht, dass das Dokument die Souveränität eines anderen Staates verletzt, oder wenn Reputationsrisiken für die Schweiz bestehen.
Durch die sogenannte Haager Apostille anerkennt ein Staat, der dem Haager Übereinkommen beigetreten ist, die Rechtswirksamkeit einer öffentlichen Urkunde, die in einem anderen Vertragsstaat ausgestellt wurde. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist. Die Dokumente werden somit von der diplomatischen oder konsularischen Beglaubigung befreit und direkt im Bestimmungsland anerkannt. Je nach Fall kann zusätzlich eine durch einen vereidigten Übersetzer beglaubigte Übersetzung verlangt werden. Sowohl die Schweiz als auch Spanien sind dem Haager Übereinkommen vom 5.Oktober 1961 beigetreten.
Haager Übereinkommen vom 5.Oktober 1961 (PDF, 136.1 kB) (pdf)
Für das Ausstellen der Apostille (Überbeglaubigung) sind in der Schweiz die Staatskanzleien der Kantone zuständig.
Für Urkunden, die gemäss CIEC-Übereinkommen mehrsprachig ausgestellt worden sind, namentlich Geburts-, Ehe- und Todesurkunden sowie Ehefähigkeitszeugnisse, sind keine Beglaubigung oder andere entsprechende Formerfordernisse, wie insbesondere Apostillen, notwendig.
Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen (CIEC) (fr)
