Botschaften und Konsulate müssen ausscheidende Mitarbeitende mindestens eine Woche vor ihrer Ausreise dem Protokoll melden. Legitimationskarten und Fahrzeugschilder werden vor der Ausreise abgegeben.
Die Botschaft muss alle ausscheidenden Botschafts- und Konsulatsmitarbeitenden, die über eine Legitimationskarte verfügen, innerhalb einer Woche dem Protokoll melden, es sei denn, sie benötigen je nach Staatsangehörigkeit und Art des Reisepasses ein Visum für ihr nächstes Reiseziel. In diesem Fall können die betreffenden Personen ihre Legitimationskarte bis zur Enddestination behalten, wo sie sie der zuständigen Schweizer Vertretung (Botschaft oder Konsulat) zurückgeben.
Die Botschaft informiert das EDA (Protokoll) auf diplomatischem Weg über die endgültige Schliessung eines konsularischen Postens. Dabei teilt die Botschaft dem Protokoll mit, welcher Vertretung (Botschaft oder anderer konsularischer Posten) der Konsularbezirk des geschlossenen Postens in Zukunft angegliedert sein soll.
Die Botschaft muss dafür sorgen, dass beim geschlossenen Posten sämtliche Symbole (Wappen oder Schild an der Fassade und am Eingang des Gebäudes, Flagge, Beschriftung des Briefkastens, Eintrag in Telefonverzeichnissen usw.) entfernt bzw. gelöscht werden. Die abtretende Postenchefin oder der abtretende Postenchef muss sämtliche zur Wahrnehmung der Funktion abgegebenen Materialien (Siegel, amtliches Papier und Formulare usw.) zurückgeben. Die vom EDA erhaltenen Legitimationskarten der Mitarbeitenden des Konsularpersonals und deren Begleitpersonen müssen dem Protokoll so schnell wie möglich zurückgegeben werden.
Das Protokoll löscht den Posten sowie den Namen der Postenchefin oder des Postenchefs aus der Liste des konsularischen Korps.
Die Missionschefin oder der Missionschef muss das Protokoll vor der Abreise per Verbalnote über ihre oder seine bevorstehende Ausreise aus der Schweiz und gegebenenfalls über die Ernennung einer Geschäftsträgerin a. i. oder eines Geschäftsträgers a. i. informieren.
Falls die abtretende Botschafterin oder der abtretende Botschafter die Schweiz bereits verlassen hat, muss der Name der Geschäftsträgerin a. i. oder des Geschäftsträgers a. i. per Dekret des Aussenministeriums des Entsendestaats dem Aussenministerium des Empfangsstaats notifiziert werden.
Alle Legitimationskarten (hauptberechtigte Person und Familienangehörige, gegebenenfalls private Hausangestellte) müssen zurückgegeben werden, selbst wenn sie bereits abgelaufen sind. Die Legitimationskarten sind grundsätzlich über die Botschaft an das Protokoll zurückzuschicken. Nach vorgängiger Vereinbarung können die Legitimationskarten auch an eine Schweizer Vertretung im Ausland (Botschaft oder Konsulat) zurückgeschickt werden.
Die Fahrzeugschilder müssen vor der Ausreise aus der Schweiz beim Strassenverkehrsamt des Wohnkantons abgegeben werden.
Letzte Aktualisierung 03.08.2023
