Porte d’embarquement 34 de l’aéroport de Zurich, photographie depuis le cockpit d’un avion.
L’aéroport est généralement l’endroit où ont lieu l’entrée en Suisse et le premier contact avec les autorités. © Unsplash

Avant l’arrivée en Suisse

Avant l’arrivée en Suisse, un certain nombre de questions doivent être clarifiées afin de déterminer les démarches nécessaires à entreprendre pour garantir une prise de fonction dans les meilleures conditions possibles, tout en respectant les délais applicables.

Liste de contrôle

  • Pour les chefs des missions diplomatiques: l’agrément m’a-t-il été octroyé? Si oui, la date de remise des lettres de créance a-t-elle déjà été fixée?
  • De quel genre de passeport serai-je en possession durant l’exercice de mes fonctions?
  • Suis-je soumis/e à l’obligation de visa pour entrer en Suisse?
  • Concernant mon futur poste: s’agit-il d’un poste déjà existant au sein de l’ambassade ou du consulat, ou s’agit-il d’un nouveau poste?
  • L’ambassade a-t-elle déjà annoncé mon arrivée au Protocole du DFAE?
  • Est-ce que ma famille m’accompagne?
  • Mon/ma partenaire exercera-t-il/elle une activité lucrative et aura-t-il/elle besoin pour cela d’un permis spécial?
  • Mon passeport est-il encore valable pendant au moins six mois à compter de mon arrivée en Suisse?
  • Si je voyage avec un animal domestique: celui-ci dispose-t-il des vaccins nécessaires pour entrer en Suisse? Est-il soumis à des mesures de quarantaine ou à d’autres restrictions?

Agrément, exequatur et admission

Des démarches préliminaires sont nécessaires pour les catégories de personne suivantes:

Octroi de l’agrément à la nomination des chefs des missions diplomatiques

L’État accréditant envoie au Protocole une demande d’agrément (note verbale, curriculum vitae et copie du passeport). Le curriculum vitae de la personne pressentie doit obligatoirement contenir les informations suivantes:

  • prénom et nom de famille tels qu’indiqués sur le passeport
  • date de naissance
  • nationalité(s) (indiquer toutes les nationalités)
  • état civil
  • cursus universitaire (université, année)
  • énumération de tous les postes occupés, y compris le poste actuel, avec indication de la durée et de la fonction exercée.

Dès que l’agrément est octroyé et que la date de l’arrivée en Suisse du chef ou de la cheffe de mission se précise, l’ambassade est priée de contacter le Protocole et de s’informer du calendrier des dates prévues pour les prochaines présentations des lettres de créance auprès du président ou de la présidente de la Confédération afin de fixer la date de la remise des lettres de créance.

Octroi de l’exequatur à la nomination des chefs des postes consulaires

Poste consulaire de carrière et exequatur pour un chef ou une cheffe de poste consulaire de carrière

La Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires prescrit le régime applicable à l’établissement de relations consulaires et de postes consulaires, aux fonctions consulaires ainsi qu’à la nomination et à l’admission des chefs de poste consulaire.

Conditions pour l’ouverture et le maintien d’un poste consulaire dirigé par un/e fonctionnaire consulaire de carrière

En règle générale, les autorités suisses appliquent une politique restrictive en la matière: la nécessité de disposer d’un représentant officiel dûment accrédité doit être objectivement démontrée. L’importance de la communauté étrangère et les relations commerciales, touristiques, culturelles et scientifiques actuelles (statistiques) et prévisibles, entre l’État accréditant et la nouvelle circonscription consulaire devra être décrite; il en va de même en ce qui concerne les perspectives de développement grâce à la présence d’un représentant officiel. Le DFAE se réserve le droit de revoir à tout moment, même après l’ouverture d’un poste, la nécessité objective de maintenir celui-ci ouvert.

La taille restreinte du territoire suisse justifie en outre qu’en sus de la section consulaire près de l’ambassade à Berne, ne sont admises pour examen en principe que les demandes d’établissement d’au maximum un poste consulaire additionnel par région linguistique (en Suisse alémanique, en Suisse romande et au Tessin).

Le siège du poste doit obligatoirement se situer dans une capitale cantonale (sauf pour le canton du Tessin où, sur demande circonstanciée, la ville de Lugano peut aussi être acceptée comme siège de poste). Par capitale cantonale on entend le centre-ville ainsi que les communes inclues dans le réseau des transports publics urbains (mais pas dans celui des transports interurbains et régionaux).

Tout changement ultérieur de l’adresse du siège du poste consulaire exige l’autorisation préalable du Protocole.

Les circonscriptions consulaires ne peuvent pas empiéter les unes sur les autres et doivent coïncider avec les frontières cantonales.

La résidence officielle d’un chef ou d’une cheffe de poste doit se situer dans la ville du siège du poste ou dans une commune limitrophe (pour les villes de Genève et Bâle: dans la ville du siège du poste ou dans une commune suisse limitrophe).

La classe du chef ou de la cheffe de poste doit correspondre à la classe de sa représentation consulaire, à savoir un consul général ou une consule générale pour un consulat général, un consul ou une consule pour un consulat.

Le DFAE privilégie l’établissement de postes consulaires de carrière ou honoraire. Dès lors, les autorités des pays d’envoi sont priées de s’abstenir de soumettre au Protocole des demandes d’établissement de vice-consulats ou d’agences consulaires.

Procédure en vue de l’établissement ou du maintien d’un poste consulaire de carrière

La demande d’établissement d’un poste consulaire doit être adressée au Protocole par voie diplomatique avec les indications suivantes:

  • raisons explicites justifiant la demande (voir chapitre Conditions d’ouverture),
  • nom de la capitale cantonale prévue comme siège du poste consulaire,
  • nom des cantons qui devraient former la future circonscription consulaire.

Procédure de nomination d’un chef ou d’une cheffe de poste consulaire de carrière

En cas de consentement du DFAE à l’établissement du poste consulaire, le Protocole invite l’ambassade à lui transmettre par voie diplomatique le dossier du/de la candidat/e à qui elle envisage de confier la direction du poste consulaire, avec les documents suivants:

  • curriculum vitae actualisé et complet avec une photographie (nom/s et prénom/s, lieu et date de naissance, état civil, nationalité/s, formation/études, parcours professionnel, fonction actuelle),
  • photocopie du passeport (ou des passeports en cas de double nationalité),
  • adresse prévue du siège du poste consulaire envisagé.

Procédure d’admission d’un chef ou d’une cheffe de poste consulaire de carrière

En cas de consentement du DFAE à la nomination du/de la candidat/e de l’État d’envoi, le Protocole invite l’ambassade à lui transmettre l’original de la lettre de provision (en allemand: Bestallungsschreiben, en anglais: letter of commission). Dans cette lettre doivent obligatoirement figurer les noms et prénoms du chef ou de la cheffe de poste nommé/e (tels qu’indiqués sur son passeport), la classe (consul/e général/e), la catégorie (de carrière) ainsi que la circonscription consulaire (énumération des cantons concernés) et le siège du poste (capitale cantonale). La lettre de provision doit être libellée au nom du Conseil fédéral (et non pas à celui du président ou de la présidente de la Confédération). Sur la base de cette lettre de provision, le Protocole soumet au Conseil fédéral la demande d’octroi d’un exequatur.

Exequatur

L’exequatur est transmis par le Protocole à l’ambassade pour remise au chef ou à la cheffe de poste.

Entrée en Suisse

L’ambassade doit consulter les prescriptions en matière de documents de voyage et de visas selon la nationalité (liste 1, colonne Obligation de visa pour un séjour de 90 jours au plus) du Secrétariat d’État aux migrations (SEM) pour savoir si le chef ou la cheffe de poste consulaire doit solliciter un visa auprès de l’ambassade suisse compétente ou s’il/elle est exempté/e de l’obligation de visa pour entrer en Suisse.

Liste 1: prescriptions en matière de documents de voyage et de visas selon la nationalité

Enregistrement auprès du Protocole, établissement de la carte de légitimation et inscription sur la liste des membres du corps consulaire

Après l’arrivée du chef ou de la cheffe de poste consulaire sur le territoire suisse, l’ambassade adresse au Protocole une demande d’enregistrement, accompagnée d’une photocopie du passeport et d’une photographie récente; il en va de même en ce qui concerne les personnes autorisées à l’accompagner (art. 20, al. 1, ordonnance sur l’État hôte, OLEH).

Art. 20, al. 1, OLEH

Approbation de la nomination des attachés militaires ou de police

Attaché militaire

L’ambassade est invitée à transmettre une demande d’agrément au Protocole (note verbale, curriculum vitae, copie du passeport et copie de la carte ministérielle si le domicile est hors de Suisse [multi-accréditation]) mentionnant:

  • le titre (grade: colonel, général etc.) et
  • la fonction (attaché de défense et de l’air, attaché militaire adjoint, etc.),
  • et en y joignant une photographie de la personne.

Le Protocole transmet le CV et la copie de la notification au chef ou à la cheffe du Protocole militaire du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS) pour approbation. Une fois reçue l’approbation du Protocole militaire et, si nécessaire, des autres services, le Protocole répond à l’ambassade en mentionnant la nomination de l’attaché militaire, lequel est ensuite convoqué pour une visite de courtoisie auprès du chef ou de la cheffe du Protocole militaire afin d’entrer en fonction.

Attaché de police (nouveau poste)

Conformément à l’art. 8, al. 4, de l’ordonnance concernant l’exécution de tâches de police judiciaire au sein de l’Office fédéral de la police, le Département fédéral de justice et police (DFJP) est habilité à conclure, avec les États étrangers, des accords portant sur le stationnement d’attachés de police.

L’ambassade est invitée à transmettre une demande d’agrément au Protocole par note verbale avec cahier des charges détaillé, curriculum vitae, copie du passeport et copie de la carte ministérielle si le domicile est hors de Suisse (multi-accréditation) mentionnant:

  • le titre (grade: agent de police) et
  • la fonction (domaine de compétence, p. ex. criminalité organisée),
  • et en y joignant une photographie de la personne.

Le Protocole transmet la notification et les documents pour consultation et approbation aux services compétents. Une fois l’approbation / la réponse reçue, le Protocole notifie celle-ci à l’ambassade.

Ordonnance concernant l’exécution de tâches de police judiciaire au sein de l’Office fédéral de la police

Nouveau poste

Si la personne désignée pour une prise de fonction en Suisse ne reprend pas un poste déjà existant au sein de l’ambassade ou du consulat, mais qu’au contraire il s’agit d’un poste nouvellement créé, la représentation étrangère accréditée en Suisse a l’obligation de demander au Protocole l’autorisation de la création de ce nouveau poste, avant l’arrivée en Suisse du / de la titulaire du poste, en le justifiant dûment et en y joignant un descriptif détaillé des tâches.

Ce n’est qu’après approbation par le Protocole que la personne est autorisée à entrer en Suisse.

Visa

Les personnes désignées par leur ministère pour une prise de fonction au sein d’une ambassade étrangère accréditée en Suisse ou d’un consulat étranger doivent se renseigner auprès de la représentation suisse compétente pour leur lieu de domicile afin de savoir si elles sont soumises ou non à l’obligation d’obtenir au préalable un visa leur permettant l’entrée sur le territoire suisse. 

Le cas échéant, elles devront compléter un formulaire de demande d’un visa de type D, valable trois mois, leur donnant droit, une fois arrivées en Suisse, à la délivrance par le Protocole d’une carte de légitimation du DFAE.

Après l’arrivée en Suisse

Lettres de créance

Si la date de la remise des lettres de créance n’a pas encore été fixée avant l’arrivée en Suisse, l’ambassade est priée de contacter le Protocole qui lui transmettra une fiche d’informations contenant la marche à suivre. Une particularité doit être prise en compte lors de la rédaction des lettres de créance. Elles doivent en effet être adressées «Au Conseil fédéral suisse». En aucune façon, elles ne devraient être adressées au président ou à la présidente de la Confédération.

Formulaire d’annonce au Protocole et demande de carte de légitimation

Dès l’arrivée en Suisse, ce formulaire doit être complété en ligne, daté, signé, muni du sceau de l’ambassade et envoyé par note verbale au Protocole, section Privilèges et immunités.

Il doit toujours être accompagné, pour chaque personne annoncée sur le formulaire,

  • d’une photographie de bonne qualité, au format passeport, datant de moins de trois mois,
  • de la copie du passeport valable au minimum six mois à compter de l’arrivée et muni, le cas échéant, du visa suisse et du sceau d’entrée.

Après réception du formulaire complet et de ses annexes, le Protocole procédera à l’enregistrement des personnes mentionnées et à la commande des cartes de légitimation du DFAE, qui seront envoyées à l’ambassade dans un délai de 10 jours ouvrables.

Dernière mise à jour 17.07.2023

Contact

Privilèges et immunités

Bundesgasse 32
3003 Berne

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