Protokoll

Das Protokoll des EDA setzt sich aus dem Büro der Chefin Protokoll sowie der Sektion Besuche und Zeremonien und der Sektion Privilegien und Immunitäten zusammen.

Büro Protokollchefin

Das Büro der Protokollchefin redigiert für den Bundespräsidenten protokollarische Schreiben wie Kondolenz-, Glückwunsch-, Dankes- und Grussschreiben an Staats- und Regierungschefs. Zudem organisiert es die Besuche der ausländischen Missionschefs beim Bundespräsidenten und bei den übrigen Mitgliedern des Bundesrats.

Das Büro der Protokollchefin koordiniert in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden die offiziellen Besuche der ausländischen Missionschefs bei den Kantonsregierungen sowie die Verleihung von Titeln/Auszeichnungen an Schweizer Bürgerinnen und Bürger. Es behandelt Gesuche um Ungültigmachung von offiziellen ausländischen Pässen, neue Pässe und Unterschriftenmuster.

Schliesslich berät das Büro der Protokollchefin auf Wunsch Bundes-, Kantons- und Gemeindestellen sowie ausländische Botschaften und Privatpersonen bei protokollarischen Fragen.

Die Sektion Besuche und Zeremonien organisiert Staatsbesuche und offizielle Besuche von Staatschefs, Regierungschefs, Ministern, hochrangigen Vertretern von internationalen Organisationen und anderen ausländischen Würdenträgern, die Gäste des Bundesrats, des Bundespräsidenten oder des Vorstehers des EDA sind. Bei diesen offiziellen Besuchen stellt die Sektion die Koordination zwischen den beteiligten Bundesstellen sicher.

Sie organisiert ausserdem die diplomatischen Anlässe, zu denen der Bundespräsident einlädt, etwa den Neujahrsempfang des diplomatischen Korps und den alle zwei Jahre stattfindenden Ausflug oder Kulturanlass des Bundesrats für die Missionschefs. Des Weiteren organisiert sie den Empfang und den Ausflug im Rahmen der jährlichen Botschafterkonferenz. Die Sektion wirkt bisweilen auch bei der Organisation multilateraler Veranstaltungen mit, wobei sie sich auf die protokollarischen Aspekte konzentriert.

Zu den weiteren Aufgaben der Sektion gehören die Agrémentgesuche von neuen ausländischen Missionschefs, die Anlässe zur Überreichung der Beglaubigungsschreiben, die Bewilligung des VIP-Service an Flughäfen, die Betreuung des Eidgenössischen Protokollreglements sowie die Behandlung von Fragen der protokollarischen Rangfolge. Die Sektion unterstützt zudem die übrigen Departemente und das Protokoll des Parlaments bei der Ausführung ihrer protokollarischen Aufgaben.

Die Sektion Privilegien und Immunitäten ist zuständig für die administrative Betreuung des Personals der Botschaften und konsularischen Posten: Erfassung der Ankünfte, Mutationen und Abreisen, Ausstellung von Legitimationskarten, Eröffnung und Schliessung konsularischer Posten und insbesondere Überwachung des Personalbestands, Erteilung des Exequatur an Leiter von konsularischen Posten und des Agrément an Militärattachés.

Sie kontrolliert auch die Anwendung der beiden Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen: Privilegien und Immunitäten, Rechtsstellung, Gegenseitigkeit, Verstösse gegen das Schweizer Recht, Bekämpfung von Missbräuchen, Schuldeneintreibung. Sie informiert über diese Themen und verfasst die entsprechenden Weisungen.

In Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden regelt die Sektion Sicherheitsfragen, Zoll- und Steuererleichterungen, rechtliche Fragen, Liegenschaftsprobleme, Visumanträge nach Artikel 16 VEA, die Zulassung von Fahrzeugen mit CD/AT/CC-Kennzeichen sowie Fragen im Zusammenhang mit dem Zugang zum Schweizer Arbeitsmarkt.

Sie führt und aktualisiert die Liste des diplomatischen und des konsularischen Korps und betreut die Online-Informationen zum Thema Privilegien und Immunitäten für diplomatische Missionen und konsularische Posten in der Schweiz sowie für ihre Angestellten, Angehörigen und privaten Hausangestellten.