Aus einem Cockpit fällt der Blick auf das Gate 34 am Flughafen Zürich.
Der Flughafen ist in der Regel der Ort, an dem die Einreise in die Schweiz sowie auch der erste Kontakt mit den Behörden stattfindet. © Unsplash

Vor der Einreise in die Schweiz

Vor der Einreise in die Schweiz müssen verschiedene Punkte und die notwendigen Schritte geklärt werden, damit ein Antritt der Funktion unter den bestmöglichen Bedingungen und unter Einhaltung der geltenden Fristen gewährleistet ist.

Checkliste

  • Für Chefinnen und Chefs diplomatischer Missionen: Wurde mir das Agrément erteilt? Falls ja, habe ich den Termin für die Übergabe des Beglaubigungsschreibens vereinbart?
  • Über welche Art von Pass werde ich während der Ausübung meiner Funktion verfügen?
  • Muss ich für die Einreise in die Schweiz ein Visum beantragen?
  • Übernehme ich in der Botschaft oder im Konsulat eine bereits bestehende Stelle oder handelt es sich um eine neue Stelle?
  • Hat die Botschaft meine Ankunft beim Protokoll schon vorangemeldet?
  • Wird meine Familie mich begleiten?
  • Wird meine Partnerin oder mein Partner eine Erwerbstätigkeit ausüben und somit eine besondere Genehmigung benötigen?
  • Ist mein Pass bei meiner Einreise in die Schweiz noch mindestens sechs Monate gültig?
  • Verfügt mein Haustier gegebenenfalls über die für die Einreise in die Schweiz erforderlichen Impfungen? Gelten Quarantänemassnahmen oder andere Einschränkungen?

Agrément, Exequatur und Zulassung

Für die folgenden Personenkategorien sind vorbereitende Schritte erforderlich:

Agrément zur Ernennung von Chefinnen oder Chefs diplomatischer Vertretungen

Der Entsendestaat schickt dem Protokoll ein Agrémentgesuch (Verbalnote, Lebenslauf und Passkopie). Der Lebenslauf der designierten Person muss zwingend die folgenden Informationen enthalten:

  • Vor- und Nachname gemäss Angaben im Pass
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit(en)
  • Zivilstand
  • Studium (Universität, Jahr)
  • Aufzählung der bisherigen Posten – einschliesslich des aktuellen Postens – sowie ihrer Dauer und der ausgeübten Funktion

Sobald das Agrément erteilt wurde und das Datum der Einreise der designierten Missionschefin oder des designierten Missionschefs in die Schweiz feststeht, kontaktiert die Botschaft das Protokoll, um sich nach den nächsten Terminen für die Entgegennahme von Beglaubigungsschreiben durch die Bundespräsidentin oder den Bundespräsidenten zu erkundigen und einen Termin für die Übergabe zu vereinbaren.

Exequatur zur Ernennung von Chefinnen und Chefs konsularischer Posten

Konsularische Berufsvertretung und Exequatur für die Chefin oder den Chef einer konsularischen Berufsvertretung

Das Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen enthält die Bestimmungen für die Aufnahme konsularischer Beziehungen, die Errichtung konsularischer Posten, die Wahrnehmung konsularischer Aufgaben sowie die Ernennung und Zulassung von Chefinnen oder Chefs konsularischer Posten.

Voraussetzungen für die Errichtung und den Erhalt eines konsularischen Postens, der von einer Berufskonsularbeamtin oder einem Berufskonsularbeamten geleitet wird

Im Allgemeinen verfolgt die Schweiz diesbezüglich eine restriktive Politik. Die Notwendigkeit einer akkreditierten offiziellen Vertreterin oder eines akkreditierten offiziellen Vertreters ist sachlich nachzuweisen. Anzugeben sind die Grösse der ausländischen Gemeinschaft und der Umfang der aktuellen und künftigen Beziehungen in den Bereichen Handel, Tourismus, Kultur und Wissenschaft zwischen dem Entsendestaat und dem neuen Konsularbezirk (Statistiken). Gleiches gilt für die aufgrund der Präsenz einer offiziellen Vertretung erwartete Entwicklung. Selbst nach der Errichtung eines Postens behält sich das EDA jederzeit das Recht vor, zu prüfen, ob es objektiv notwendig ist, den Posten zu erhalten.

Angesichts der geringen Grösse des Schweizer Hoheitsgebietes werden grundsätzlich neben der konsularischen Abteilung bei der Botschaft nur Gesuche um Eröffnung eines einzigen zusätzlichen konsularischen Postens pro Sprachregion (Deutschschweiz, Westschweiz und Tessin) geprüft.

Der Sitz des Postens muss sich zwingend in einer Kantonshauptstadt befinden (mit Ausnahme des Tessins, wo auf begründetes Ersuchen auch die Stadt Lugano als Sitz des Postens zulässig ist). Als Kantonshauptstadt gelten das Stadtzentrum und die von den städtischen Verkehrsbetrieben (ohne Fern- und Regionalverkehr) bedienten Gemeinden.

Eine spätere Adressänderung des Sitzes des konsularischen Postens bedarf der vorgängigen Zustimmung des Protokolls.

Die Konsularbezirke dürfen sich in ihrer Zuständigkeit nicht überschneiden und müssen sich an den Kantonsgrenzen ausrichten.

Der offizielle Wohnsitz der Postenchefin oder des Postenchefs muss in der Stadt des Sitzes des Postens oder in einer daran angrenzenden Gemeinde liegen (für die Städte Genf und Basel: in der Stadt des Sitzes des Postens oder in einer angrenzenden Schweizer Gemeinde).

Die Klasse der Postenchefin oder des Postenchefs muss der Klasse der konsularischen Vertretung entsprechen, d.h. Generalkonsulin oder Generalkonsul für ein Generalkonsulat, Konsulin oder Konsul für ein Konsulat.

Das EDA bevorzugt die Errichtung konsularischer Berufs- oder Honorarvertretungen. Die Behörden der Entsendestaaten sind deshalb gebeten, beim Protokoll keine Gesuche zur Errichtung von Vizekonsulaten oder Konsularagenten einzureichen.

Verfahren zur Errichtung oder zum Erhalt einer konsularischen Berufsvertretung

Das Gesuch um Errichtung eines konsularischen Postens ist auf diplomatischem Weg ans Protokoll zu richten und muss folgende Angaben enthalten:

  • Ausdrückliche Begründung des Gesuchs (siehe Abschnitt Voraussetzungen für die Errichtung)
  • Kantonshauptstadt, die als Sitz des konsularischen Postens vorgesehen ist
  • Kantone, die den künftigen Konsularbezirk bilden sollen

Verfahren zur Ernennung von Chefinnen oder Chefs konsularischer Berufsvertretungen

Stimmt das EDA der Errichtung eines konsularischen Postens zu, fordert das Protokoll die Botschaft auf, ihm auf diplomatischem Weg das Dossier der Kandidatin oder des Kandidaten zu übermitteln, die oder der den konsularischen Posten leiten soll, unter Beilage folgender Unterlagen:

  • Aktueller und vollständiger Lebenslauf mit Foto (Namen und Vornamen, Geburtsort und -datum, Zivilstand, Staatsangehörigkeit[en], Ausbildung/Studium, beruflicher Werdegang, aktuelle Funktion)
  • Fotokopie des Passes (der Pässe bei Doppelbürgerschaft)
  • Voraussichtliche Adresse für den Sitz des geplanten konsularischen Postens

Verfahren zur Zulassung von Chefinnen oder Chefs konsularischer Berufsvertretungen

Stimmt das EDA der Ernennung der Kandidatin oder des Kandidaten des Entsendestaats zu, fordert das Protokoll die Botschaft auf, ihm das Bestallungsschreiben im Original zu übermitteln (im Französischen: lettre de provision; im Englischen: letter of commission). In der Urkunde müssen zwingend die Namen und die Vornamen der ernannten Postenchefin oder des ernannten Postenchefs (gemäss Pass), die Klasse (Generalkonsulin oder Generalkonsul; Konsulin oder Konsul), die Kategorie (Beruf), der Konsularbezirk (Aufzählung der entsprechenden Kantone) und der Sitz des Postens (Kantonshauptstadt) aufgeführt sein. Die Bestallungsurkunde muss an den Bundesrat (und nicht an die Bundespräsidentin oder den Bundespräsidenten) adressiert sein. Auf der Grundlage dieser Bestallungsurkunde legt das Protokoll dem Bundesrat den Antrag um Erteilung des Exequaturs vor.

Exequatur

Das Protokoll übermittelt das Exequatur der Botschaft zwecks Übergabe an die Postenchefin oder an den Postenchef.

Einreise in die Schweiz

Die Botschaft konsultiert die Übersicht der Ausweis- und Visumvorschriften nach Staatsangehörigkeit (Liste 1, Spalte Visumpflicht für einen Aufenthalt über 90 Tage) des Staatssekretariats für Migration (SEM), um abzuklären, ob die Person bei der zuständigen Schweizerischen Vertretung ein Visum beantragen muss oder ob sie bei der Einreise in die Schweiz von der Visumpflicht befreit ist.

Liste 1: Ausweis- und Visumvorschriften nach Staatsangehörigkeit

Immatrikulation beim Protokoll, Ausstellung einer Legitimationskarte und Eintrag in die Liste des konsularischen Korps

Nach der Einreise der Postenchefin oder des Postenchefs in die Schweiz richtet die Botschaft ein Akkreditierungsgesuch an das Protokoll, dem eine Fotokopie des Passes und ein aktuelles Foto der Postenchefin oder des Postenchefs beizulegen sind. Gleiches gilt für berechtigte Begleitpersonen (Art. 20 Abs. 1 Gaststaatverordnung, V-GSG).

Art. 20 Abs. 1 Gaststaatverordnung, V-GSG

Genehmigung der Ernennung von Militär- und Polizeiattachés

Militärattaché

Die Botschaft schickt dem Protokoll ein Agrémentgesuch (Verbalnote, Lebenslauf, Passkopie und Kopie der ministeriellen Karte, wenn der Wohnsitz ausserhalb der Schweiz liegt (Mehrfachakkreditierung)) mit folgenden Angaben:

  • Titel (Dienstgrad: Oberst, General usw.)
  • Funktion (Verteidigungsattaché, Luftwaffenattaché, Stellvertretender Militärattaché usw.)
  • Foto der Person

Das Protokoll leitet den Lebenslauf und die Kopie der Notifizierung an die Chefin oder den Chef Militärprotokoll des Eidgenössischen Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) zur Genehmigung weiter. Sobald das Agrément des Militärprotokolls und, falls erforderlich, anderer Dienststellen vorliegt, lässt das Protokoll der Botschaft die Antwort zur Ernennung des Militärattachés zukommen, der dann zu einem Höflichkeitsbesuch bei der Chefin oder dem Chef Militärprotokoll einbestellt wird, um sein Amt anzutreten.

Polizeiattaché (neuer Posten)

Gemäss Artikel 8 Absatz 4 der Verordnung über die Wahrnehmung kriminalpolizeilicher Aufgaben im Bundesamt für Justiz und Polizei ist das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) für den Abschluss von Vereinbarungen mit dem Ausland über die Stationierung von Polizeiattachés zuständig.

Die Botschaft schickt dem Protokoll ein Agrémentgesuch (Verbalnote, detailliertes Pflichtenheft, Lebenslauf, Passkopie und Kopie der ministeriellen Karte, wenn der Wohnsitz ausserhalb der Schweiz liegt (Mehrfachakkreditierung)) mit folgenden Angaben:

  • Titel (Dienstgrad: Polizeibeamter)
  • Funktion (Zuständigkeitsbereich, z. B. organisiertes Verbrechen)
  • Foto der Person

Das Protokoll leitet die Notifizierung und die Dokumente zur Prüfung und Genehmigung an die zuständigen Stellen weiter. Sobald die Genehmigung/Antwort vorliegt, teilt das Protokoll dies der Botschaft mit.

Verordnung über die Wahrnehmung kriminalpolizeilicher Aufgaben im Bundesamt für Justiz und Polizei

Neuer Posten

Wenn die für eine Funktion in der Schweiz vorgesehene Person nicht eine bestehende Stelle in der Botschaft oder im Konsulat übernimmt, sondern einen neu zu schaffenden Posten, ist die in der Schweiz akkreditierte ausländische Vertretung verpflichtet, vor der Einreise der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers in die Schweiz beim Protokoll eine Genehmigung für die Schaffung dieser neuen Stelle einzuholen, wobei sie dies gebührend begründen und eine detaillierte Aufgabenbeschreibung beifügen muss.

Erst nach der Genehmigung durch das Protokoll darf die Person in die Schweiz einreisen.

Visum

Personen, die von ihrem Ministerium für eine Funktion bei einer in der Schweiz akkreditierten ausländischen Botschaft oder einem ausländischen Konsulat ernannt wurden, müssen sich bei der Schweizer Vertretung, die für ihren Wohnort zuständig ist, erkundigen, ob sie ein Visum für die Einreise in die Schweiz benötigen oder nicht.

Gegebenenfalls müssen sie ein D-Visum beantragen, das drei Monate gültig ist und sie nach ihrer Einreise in die Schweiz berechtigt, sich durch das Protokoll eine Legitimationskarte des EDA ausstellen zu lassen.

Nach der Einreise in die Schweiz

Beglaubigungsschreiben

Wurde vor der Einreise in die Schweiz noch kein Termin für die Übergabe des Beglaubigungsschreibens vereinbart, wird die Botschaft gebeten, das Protokoll zu kontaktieren, welches ihr ein Informationsblatt mit den weiteren Schritten zukommen lässt. Beim Verfassen von Beglaubigungsschreiben gibt es eine Besonderheit zu beachten: Die einzig richtige offizielle Adressierung lautet «An den Schweizerischen Bundesrat». Die Schreiben sollten auf keinen Fall an die Bundespräsidentin oder den Bundespräsidenten gerichtet sein.

Formular zur Anmeldung beim Protokoll und Antrag auf eine Legitimationskarte

Unmittelbar nach der Einreise in die Schweiz muss dieses Formular online ausgefüllt, datiert, unterschrieben, mit dem Stempel der Botschaft versehen und mittels Verbalnote dem Protokoll, Sektion Privilegien und Immunitäten, zugestellt werden.

Dem Anmeldeformular sind pro angemeldete Person beizulegen:

  • ein Foto (gute Qualität, Passfoto-Format, nicht älter als drei Monate)
  • eine Kopie des Passes, Gültigkeit mindestens sechs Monate nach der Einreise, und gegebenenfalls eine Kopie des Visums für die Schweiz und des Einreisestempels

Nach Erhalt des vollständig ausgefüllten Formulars und der Beilagen registriert das Protokoll die angemeldeten Personen und bestellt die EDA-Legitimationskarten, die innerhalb von zehn Arbeitstagen an die Botschaft geschickt werden.

Letzte Aktualisierung 03.08.2023

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Privilegien und Immunitäten

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3003 Bern

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